نرم افزار مدیریت جلسات

نرم‌افزار جلسات: راهکاری حرفه‌ای برای مدیریت جلسات

داستان توسعه نرم‌افزار جلسات بمان
ما نرم‌افزار جلسات آژانس بمان را در سال ۱۳۸۷ و با هدف ایجاد نظم و بهینه‌سازی مدیریت جلساتمان طراحی و تولید کردیم. پیش از آن، ما مشکلات متعددی در روند برگزاری جلسات خود داشتیم که موجب نارضایتی پرسنل و مشتریان می‌شد و هزینه‌های زیادی را به شرکت تحمیل می‌کرد. همین چالش‌ها ما را بر آن داشت تا به دنبال یک راهکار اساسی باشیم.
پس از بررسی‌های متعدد، به این نتیجه رسیدیم که طراحی یک نرم‌افزار اختصاصی برای تنظیم جلسات، بهترین راه‌حل برای این مشکل است؛ چراکه در آن زمان، در بازار هم نرم‌افزاری ساده و کاربردی برای مدیریت جلسات وجود نداشت. نسخه اولیه برنامه‌مان، به‌رغم برخی محدودیت‌ها، توانست تا حدی مشکلاتمان را کاهش دهد، اما همچنان به بهینه‌سازی‌های بیشتری نیاز داشت.
هدف ما طراحی نرم‌افزاری بی‌نقص، ساده و در عین حال قدرتمند بود. به همین منظور، در طول این سال‌ها، صدها جلسه برای بهبود و توسعه این نرم‌افزار برگزار کردیم و بارها و بارها تغییرات مختلفی روی آن اعمال نمودیم. امروز می‌بینیم که تلاش‌های تیم بمان نتیجه داده است؛ ما تاکنون بیش از ۴۹۰۰ جلسه در نرم‌افزار جلسات ثبت کرده‌ایم و این نرم‌افزار با عملکرد بدون نقص و سریع خود، نه‌تنها بهره‌وری و نظم بلکه رضایت کاربران را نیز تا حد زیادی افزایش داده است. 
به مرور زمان، مشتریان ما نیز، به‌واسطه تجربه‌شان به‌عنوان مخاطب جلسات تنظیم‌شده در این نرم‌افزار، متوجه کارایی سیستم ما شدند و درخواست داشتند تا نسخه‌ای هم برای آن‌ها فراهم کنیم. در ابتدا، تمایلی به ارائه عمومی آن نداشتیم، زیرا این نرم‌افزار به‌طور ویژه برای نیازهای داخلی شرکت طراحی شده بود. اما پس از آن‌که بسیاری از مشتریان تجربه‌های ناخوشایندی از نرم‌افزارهای مشابه موجود در بازار داشتند، تصمیم گرفتیم نسخه‌ای عمومی از نرم‌افزار جلسات خود را توسعه دهیم.
امروز، مدیران بسیاری از شرکت‌ها از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند و لذت هماهنگی و دقت در برگزاری جلسات را تجربه کرده‌اند. مأموریت ما در آژانس بمان همواره طراحی و ارائه نرم‌افزارهایی بوده است که در عین حرفه‌ای بودن، کاربری ساده و قابل‌فهمی داشته باشند، به‌طوری که حتی کاربران ناآشنا نیز بتوانند به‌راحتی از آن‌ها استفاده کنند.
اکنون، نرم‌افزار جلسات آژانس بمان به یکی از عوامل اصلی رضایت پرسنل و مشتریانمان تبدیل شده است. امیدواریم شما نیز با استفاده از این ابزار، مدیریت جلسات خود را بهبود ببخشید و به‌عنوان مدیری هوشمند و تصمیم‌گیر، به کارایی سازمان خود افتخار کنید.

امکانات ماژول جلسات

•  ثبت جلسه توسط پرسنل دارای دسترسی

هر پرسنلی که دسترسی داشته باشد، می‌تواند جلسات جدیدی را ثبت کند.

•  تعریف اس‌ام‌اس یادآوری جلسه

امکان تنظیم پیامک یادآوری جلسه در زمان‌های مشخص قبل از برگزاری آن.

•  مشاهده لیست جلسات تنظیم‌شده

امکان مشاهده تمامی جلسات ثبت‌شده توسط کاربران مجاز.

•  تعریف مکان‌های مختلف برای جلسات (به‌صورت نامحدود)

امکان ایجاد و مدیریت مکان‌های مختلف برای برگزاری جلسات.

•  بررسی و اعلام جلسات متداخل

شناسایی تداخل جلسات از نظر مکان یا افراد دعوت‌شده و اعلام هشدار به تنظیم‌کننده جلسه.

• ارسال پیام یادآوری جلسه در شب قبل

یادآوری خودکار جلسات برنامه‌ریزی‌شده به افراد مرتبط.

•  ثبت جلسات منظم (دوره‌ای)

امکان تنظیم جلسات دوره‌ای (مثلاً هفتگی یا ماهانه).

•  نمایش تاریخچه جلسات مشتریان

مشاهده لیست تمامی جلساتی که یک مشتری در آن‌ها حضور داشته است.

•  انتخاب مخاطب برای جلسه

امکان انتخاب سریع مشتری یا مخاطب مورد نظر برای تنظیم جلسه.

•  افزودن چند پرسنل به جلسه

امکان دعوت چندین همکار و تعیین مسئولیت‌های آن‌ها.

•  مشخص کردن نیاز به پارکینگ

تعیین نیاز به فضای پارکینگ برای مهمانان و اطلاع‌رسانی به تیم پشتیبانی جلسات.

•  ثبت دکمه VIP برای مهمانان خاص

امکان مشخص کردن جلسات ویژه و مهمانان VIP.

•  اطلاع‌رسانی به پرسنل خدماتی برای آماده‌سازی اتاق جلسه

ارسال پیام یادآوری به نیروی خدماتی جهت آماده‌سازی فضای جلسه.

•  فیلتر جلسات بر اساس بازه زمانی

امکان جستجو و فیلتر کردن جلسات بر اساس تاریخ.

•  کنسل کردن جلسه و اطلاع‌رسانی به مدعوین

امکان لغو جلسات و ارسال پیام به افراد دعوت‌شده.

•  ویرایش اطلاعات جلسه و اطلاع‌رسانی تغییرات

امکان تغییر زمان، مکان و سایر جزئیات جلسه همراه با اطلاع‌رسانی به اعضای آن.

•  ارسال پیام اختصاصی از طریق اس‌ام‌اس

ارسال پیام‌های آماده و اختصاصی به مخاطبان مرتبط با جلسه.

•  ایجاد متون آماده برای پیام‌های تکراری

ذخیره و استفاده از پیام‌های پرکاربرد مانند آدرس جلسه.

•  اطلاع‌رسانی تغییرات جلسات به مدیران ارشد

مدیران در صورت جابجایی یا تغییرات جلسات به‌طور خودکار مطلع می‌شوند.

•  مشاهده گزارش تاریخچه جلسات یک فرد در بازه زمانی خاص

نمایش گزارش جلسات برگزارشده برای هر فرد در دوره‌های مشخص.